Aan de slag
U bent nog maar een paar stappen verwijderd van uw eerste digitale factuur.
    |
Stap 1. Kijk naar uw factureringsproces
Als u met elektronisch factureren wilt beginnen, is het raadzaam om eerst naar uw totale factureringsproces te kijken. Met het zorgvuldig verzamelen van alle benodigde gegevens, het voorkomen van fouten en het snel versturen van facturen heeft u de eerste besparing al te pakken.
Stap 2. Overleg met uw klant
Alhoewel het niet verplicht is, is het raadzaam om vooraf met uw klanten te overleggen. Dit past binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen en vergroot het draagvlak onder uw afnemers. Zij zijn uiteindelijk degenen die uw facturen betalen. Door goed overleg vergroot u de kans op succes.
Stap 3. Doen
- Met behulp van een PDF-writer zet u uw facturen eenvoudig om in PDF-formaat. Ook als deze in Word of Excel zijn gemaakt. De benodigde PDF-writer kunt u gratis op internet downloaden (CutePDF, PrimoPDF);
- Het digitale factuurbestand mailt u vervolgens per e-mail naar uw klant. Het voordeel van dit PDF-bestand is dat de ontvanger het bestand alleen kan lezen en niet kan wijzigen. Het is daarmee een officiële factuur.
Heeft uw bedrijf een ERP-systeem? Dan heeft u nog meer plezier van elektronisch factureren.
- De meeste ERP-systemen hebben een rechtstreekse koppeling met Outlook of Lotus Notes. Als dit het geval is, kunt u de facturen (vaak in PDF-vorm) rechtstreeks vanuit uw ERP-systeem aan uw klanten mailen. Weet u niet zeker of uw ERP-systeem zo’n directe koppeling heeft? Neemt u dan contact op met uw ERP-leverancier;
- Als het ERP-systeem facturen op een uniforme manier opnieuw kan genereren, hoeft u het verstuurde PDF-bestand niet apart te bewaren;
Als u grote hoeveelheden facturen verstuurt, is EDI (Electronic Data Interchange) een interessante optie. De meeste ERP-systemen bieden de mogelijkheid om direct facturen uit te wisselen tussen uw ERP-systeem en het ERP-systeem van uw klant. Uw ERP-leverancier kan u helpen met de implementatie.