Digitaal factureren
 |
 |
 |
Tips en adviezen
Het is betrekkelijk eenvoudig om met digitaal factureren aan de slag te gaan. Als u met een aantal randvoorwaarden rekening houdt en een aantal adviezen ter harte neemt, maakt u van digitaal factureren geheid een succes!
- Afstemming met relaties
- Alhoewel het niet verplicht is, is het wel raadzaam om vooraf met uw klanten te overleggen of zij elektronische facturen willen ontvangen. Door de factuur zonder commentaar te verwerken en te betalen, geeft de klant aan de elektronische verzending van de factuur te accepteren;
- Vraag ook uw leveranciers om elektronische facturen te mailen in plaats van papieren facturen te versturen.
- Factuurcontrole
- Net als bij een papieren factuur geldt de eis dat een elektronische factuur origineel moet zijn en naar de verzender moet kunnen worden herleid;
- Omdat de elektronische factuur niet meer hoeft te worden voorzien van een complexe elektronische handtekening, vindt de controle plaats door de factuur te vergelijken met bijvoorbeeld de pakbon, offerte of opdrachtbevestiging. Dit betekent dat er geen verschil meer bestaat tussen het controleren van een papieren en een elektronische factuur.
- Opslaan van de factuur (archiveren)
- Van alle verstuurde en ontvangen facturen moet u kopieën opslaan, ongeacht of het een papieren of elektronische factuur is;
- U bepaalt zelf de wijze van opslag, zolang u de opgeslagen factuurgegevens maar binnen een redelijke termijn, aan de belastinginspecteur ter beschikking kunt stellen;
- Het is raadzaam om op uw server één of meerdere directories aan te maken, waar u de factuurgegevens in kunt opslaan. Kies een standaard format voor de naamgeving. Vermeld in de bestandsnaam bijvoorbeeld zeker het factuurnummer en/of het ordernummer;
Zorg voor een betrouwbare back-up van alle opgeslagen data;