Aan de slag
Afhankelijk van de aard van uw bedrijf en de intensiteit van het klantcontact zijn er verschillende mogelijkheden om statusinformatie aan de klant ter beschikking te stellen.
    |
- Ingeven in het systeem van de klant
U vraagt klanten om u een beperkte toegang te geven tot hun ERP-systeem. Op instructie van de klant verstrekt u vervolgens orderstatussen.
Voordelen:
- Klant heeft via zijn eigen systeem direct inzicht in statussen;
- U hoeft geen bericht te verzenden dat door de klant verwerkt moet worden.
Nadelen:
- Het is een handmatige handeling, die u veel tijd kan kosten;
- Als u dit voor veel klanten moet doen, bestaat het risico dat u met verschillende ERP-systemen te maken krijgt (met elk hun eigen gebruiksaanwijzing).
- Separate statusrapporten
Vanuit uw eigen systeem, waarin de statussen worden bijgehouden, maakt u op verzoek of periodiek een statusrapport voor uw klanten.
Voordelen:
- Dergelijke overzichten zijn mogelijk al in uw systeem aanwezig of met een kleine aanpassing te reproduceren.
Nadelen:
- Uw systeem moet wel in staat zijn deze informatie te verschaffen;
- De klant kan deze informatie niet automatisch invoeren in zijn eigen systeem.
- Klant toegang geven tot uw systeem
U geeft de klant een beschermde toegang tot uw ERP-systeem. Hierin kan hij vervolgens zelf de status van zijn orders opvragen, evenals de status van de voorraden voor zijn artikelen.
Voordelen:
- Nadat u dit goed heeft ingericht, kost het u weinig werk
Nadelen:
- Om te voorkomen dat de klant informatie ziet, die hij niet mag zien, moet u zorgen voor een beperkte, beveiligde toegang. Het vergt technische voorzieningen om het systeem zo in te richten;
- Ten aanzien van voorraadinformatie kunnen de door u gebruikte artikelnummers anders zijn dan die van de klant.
- Via een klantenportaal
Driekwart van de ERP-systemen beschikt over een zogenaamd klantenportaal. Dit is een speciale website, waarmee u informatie met uw klanten kunt delen. Dit geldt voor informatie over orderstatussen en voorraden, maar ook voor informatie over facturen.
Voordelen:
- Het is een veilige methode, omdat de informatie wordt verstrekt via een speciale, afgeschermde omgeving;
- U kunt op deze manier informatie verstrekken over orders, voorraden én facturen;
- Werkt u al met een ERP-systeem? Dan is een automatische doorkoppeling van de informatie naar en van het webportaal al geregeld.
Nadelen:
- Om een dergelijk portaal in te richten en te onderhouden, moet u over de vereiste technische mogelijkheden beschikken.
- Via EDI
Als u een zeer intensieve relatie heeft met een klant, kan het de moeite waard zijn te investeren in een EDI-koppeling. Electronic Data Interchange (EDI) is een geautomatiseerde uitwisseling van berichten tussen de computers van twee partijen. Dit is vooral handig voor berichten die met een zeer hoge frequentie worden uitgewisseld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de EDIFACT-standaard.
Voordelen:
- Nadat u dit goed heeft ingericht, heeft u er nauwelijks omkijken naar;
- Omdat gebruik wordt gemaakt van de EDIFACT-standaard is er nooit sprake van miscommunicatie.
Nadelen:
- De benodigde software wordt weliswaar steeds gangbaarder, maar is relatief kostbaar.
EDIFACT-standaard
Deze standaard beschrijft zowel de inhoud als de opmaak van het bericht dat gebruikt wordt voor de elektronische gegevensuitwisseling. Doordat de zendende en ontvangende partij zich aan dezelfde standaard houden, kunnen deze berichten automatisch worden gegenereerd en verstuurd, maar ook automatisch worden ontvangen en verwerkt.